DeCA: el documento electrónico de control del transporte ya es obligatorio. ¿A qué empresas afecta?

Desde el 5 de octubre de 2026, determinados transportes de mercancías por carretera deben disponer de su documento de control administrativo en formato electrónico, conocido como DeCA.

Este cambio, introducido por la Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, afecta a empresas de transporte, pero también puede implicar responsabilidades para fabricantes, distribuidores y comercializadoras que contratan estos servicios.

Ahora bien, no todos los transportes están sujetos a esta obligación.

¿Qué es el DeCA?

El DeCA es el Documento electrónico de Control Administrativo, utilizado para recoger la información esencial de determinadas operaciones de transporte de mercancías por carretera.

Entre otros datos, identifica a las empresas que intervienen en el transporte, el origen y destino del envío, las características de la mercancía y el vehículo utilizado.

Este documento ya existía en soporte papel. La principal novedad es que, desde el 5 de octubre de 2026, debe generarse obligatoriamente en formato electrónico cuando la operación esté sujeta a esta exigencia.

¿Qué empresas están obligadas?

Con carácter general, esta obligación se aplica al transporte público interior de mercancías por carretera sujeto al documento de control administrativo, incluidas las operaciones de cabotaje.

Es decir, a determinados transportes realizados por empresas transportistas para terceros, siempre que no se encuentren entre los supuestos de exención establecidos legalmente.

¿Qué ocurre si una empresa distribuye sus propios productos?

Cuando una empresa utiliza sus propios vehículos para transportar mercancías relacionadas con su actividad, puede tratarse de transporte privado complementario.

Si se cumplen los requisitos legales de esta modalidad, no resulta exigible el DeCA regulado para el transporte público de mercancías.

Por ejemplo, una empresa fabricante que reparte sus productos con un vehículo propio y personal de su organización no tendrá que utilizar este documento por el mero hecho de realizar esos repartos, siempre que cumpla las condiciones del transporte privado complementario.

¿Y si se contrata una agencia de transporte?

En estos casos, es necesario comprobar las características del servicio.

La normativa contempla determinadas exenciones, entre ellas los servicios de paquetería que consistan en la recogida o reparto de un número reducido de bultos fácilmente manipulables por una persona.

También están exentos otros supuestos, como las mudanzas, el transporte de vehículos averiados o accidentados en vehículos especiales y los transportes que no requieren título habilitante.

No obstante, cuando el transporte esté sujeto al documento de control, tanto el transportista efectivo como el cargador contractual tienen responsabilidades en su formalización.

Por ello, las empresas que contratan transportes deben identificar qué papel desempeñan en cada operación.

¿Qué requisitos debe cumplir el DeCA?

La Resolución de 5 de junio de 2026 establece las características técnicas del documento electrónico. Entre ellas:

• Generación digital antes del inicio del transporte.
• Formato PDF nativo, con un tamaño máximo de 5 MB.
• Incorporación de un código QR que permita acceder al documento.
• Disponibilidad para su comprobación durante las inspecciones.
• Conservación durante un periodo mínimo de un año.

El conductor podrá disponer de una copia digital o impresa con el código QR, aunque el documento original deberá haberse generado electrónicamente.

¿Qué deben revisar las empresas?

La entrada en vigor del DeCA hace recomendable revisar cómo se organizan los transportes de mercancías, tanto los realizados con medios propios como los contratados a terceros.

Identificar el tipo de transporte, comprobar si existe alguna exención y conocer las responsabilidades de cada interviniente permitirá determinar si es necesario adaptar los procedimientos y la documentación de la organización.

Conocer el alcance real de la normativa es fundamental para cumplir correctamente las obligaciones aplicables a cada empresa.

Normativa de referencia

• Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible.
• Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre, en su redacción vigente.
• Orden TRM/282/2026, de 25 de marzo.
• Resolución de 5 de junio de 2026, de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril.